Coopéco se modernise, grâce à Odoo, le poste caisse se digitalise à partir du 7 mars. Bye-bye la vieille caisse rouge manuelle ! Nicolas, Marylin, Amaury et Stéphan, membres de Coopéco, nous racontent cette épopée, car oui, il a fallu pas mal de temps, de réunions et de formations pour y arriver ensemble ! Vive la coopération !
N.B. : Odoo est une entreprise IT wallonne, locale, spécialisée dans les logiciels de gestion pour petites et moyennes entreprises. Une société crée en 2004 installée dans le Parc scientifique de l’UCLouvain, la Smart Valley belge, à Louvain-la-Neuve.
La Caisse Odoo simplifie la vie du magasin. Un rêve d’hier devenu réalité
Dès l’origine de Coopéco, Amaury constate : « il nous semblait évident d’automatiser au plus vite les procédures comptables, de gestions de caisse et de stocks. »
« Cet outil permettra de simplifier, de supprimer certaines tâches et ainsi de mettre l’énergie des coopérateurs dans d’autres projets, d’avoir un suivi et un pilotage de notre coopérative de manière plus précise » nous confie Stéphan. « Par pragmatisme, gérer un magasin sans un outil informatique est chronophage, peu efficace et source d’erreur. Nous avons eu l’opportunité d’avoir un subside pour nous aider dans l’implémentation d’Odoo.
Comment Coopéco a mis en place ce projet ?
Une histoire et une volonté de fourmilière….
Stéphan raconte : « Au départ, j’ai lancé le projet avec l’aide de Coop It Easy. Ensuite, différents coopérateurs, spécialisés en IT se sont succédés. Le projet s’est souvent arrêté (2 pas en avant, 3 pas en arrière) faute de ressources. A chaque fois, il ne manquait pas grand-chose pour marquer l’essai mais la personne ressource, souvent seule, s’essoufflait et le soufflé retombait. Parfois même des remises en questions fondamentales du bien fondé d’Odoo ont eu lieu. Mais depuis que Nicolas, Marylin, et d’autres sont à la manœuvre, c’est sorti de terre. Et c’est une très bonne chose de passer aujourd’hui à la concrétisation.»
Amaury confie ceci : « Le projet Odoo est arrivé alors que Coopéco démarrait à peine. Ce merveilleux logiciel est sans doute arrivé trop tôt dans l’histoire de Coopéco, trop lourd ou trop puissant lors de notre démarrage. Rétrospectivement, je conseillerais de commencer par un logiciel caisse standard le temps d’atteindre une taille critique. D’année en année, Coopéco s’est professionnalisé et les méthodes artisanales que nous utilisons deviennent limitées. Le magasin est maintenant mûr pour passer à cette nouvelle étape de sa professionnalisation. Bravo à tous ceux qui ont contribué à sa mise en place ! »
Stéphan ajoute : « Il s’agit là d’un changement très important et qui j’en suis sûr va permettre à Coopéco de monter en puissance. »
Il a fallu pas mal de réunions afin de mettre le projet sur pieds, il a fallu encoder les 3000 articles, les 59 fournisseurs, les 400 marques, les différents modes de paiement… dans le système, et bien réfléchir au fonctionnement des différents caddies (groupes de travail) pour qu’Odoo soit un véritable outil pour tous. On pense ici aux caddies magasin et finances. Après la mise en place du matériel : un scanner à code barre, un écran tactile, une balance de précision et un PC fixe, un suivi a été organisé pour les commandes, la réception, la vente et la comptabilité.
Formation des coopérateurs et coopératrices
Pour qu’un tel projet se mette en place, il était nécessaire de former les membres qui utiliserons cette nouvelle caisse. Plus de 25 formations ont été organisées. À l’étage du bâtiment, Marylin a donné plus de 60h de formations aux coopérateurs avec le nouveau matériel. Notamment au caddie finances, ces petites fourmis qui travaillent dans l’ombre quand le magasin est fermé.
Marilyn, « C’est une expérience très valorisante. Les rencontres avec les coopérateurs ont été riches d’échanges, de partages et de réelles collaborations avec les coopérateurs.
L’enthousiasme, l’intérêt que les coopérateurs ont montrés durant ce défi m’ont réellement boostée et motivée à continuer les formations. Mon investissement a été récompensé par les retours positifs des coopérateurs formés. Il était, en effet, important de rassurer les futurs utilisateurs lors de ces formations. »
La caisse Odoo, une belle aventure chez Coopéco
Coopéco, coopérative fascinante de par son modèle collaboratif et participatif, de par sa réelle solidarité et organisation, telle une fourmilière dans laquelle chacun y joue un rôle, où chacun assure l’activité de la coopérative, son développement et sa pérennité.
La mise en service nous amènera quelques « maladies de jeunesse », ce qui est tout à fait normal. Mais un suivi est mis en place et les membres seront attentifs à tout cela.
Marylin, « Tout changement nécessite un temps d’adaptation. Patience, compréhension, bienveillance seront demandées et souhaitées envers le coopérateur caissier. »
Coopéco est toujours en quête de nouveaux projets, de nouveaux territoires dans le respect de l’Humain et de l’Environnement, de belles et solides fondations pour les générations futures.
